Excel là một ứng dụng văn phòng mạnh mẽ cho phép bạn thực hiện các phép tính toán phức tạp nhất, hệ thống hóa thông tin, tạo các phép tính phân tích. Thật không may, nhiều người dùng, không hiểu được sự phức tạp của Excel, chỉ sử dụng nó như một công cụ tính toán đơn giản như một máy tính.
Trong một thời gian ngắn kỷ lục, thông tin được trình bày, kèm theo các chỉ số bằng số, có thể được phân tích, đưa ra quyết định quản lý hiệu quả dựa trên chúng, giúp bảng xoay vòng trong Excel và cách dễ dàng hiểu được bằng cách đọc các đề xuất của người dùng nâng cao.
Quy trình tạo báo cáo tự động
Bảng xoay được tạo ra lấy bảng hiện có làm cơ sở, có thể là sản phẩm Excel hoặc cơ sở dữ liệu khác.
Nếu người dùng đã quyết định trải qua khóa học ban đầu, làm thế nào để tạo bảng xoay vòng trong Excel, thì tốt hơn là anh ta nên thực hành trên phiên bản dạng bảng được tạo bởi ứng dụng văn phòng này. Sau khi nắm vững các kiến thức cơ bản về cách tạo bảng xoay vòng trong Excel, bạn có thể chuyển sang các tùy chọn nâng cao hơn, khi các chỉ số được lấy bằng cách tải từ các tài liệu được tạo bởi các ứng dụng hoàn toàn khác nhau.
Yêu cầu cơ bản
Có một số yêu cầu bắt buộc, nếu không, bảng tóm tắt sẽ không thực hiện các tác vụ mà người dùng dựa vào.
Yêu cầu chính là tất cả dữ liệu phải được nhập dưới dạng bảng, ở đầu, tất nhiên, tiêu đề được vẽ lên (với tên của các cột được chỉ định).
Ngoài ra, các hàng và cột trống nên được loại trừ hoàn toàn. Bên ngoài bảng không được có bất kỳ ghi chú và bản ghi không liên quan nào được liệt kê trong các hàng hoặc cột liền kề với khu vực được sử dụng.
Điều mong muốn là tất cả các ô trong bảng cũng có dữ liệu được nhập, nếu có thể, nên tránh các ô trống, vì điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hệ thống hóa và phân tích thông tin tiếp theo.
Thông thường trong Excel, người dùng kết hợp một số ô. Nếu bạn cần tạo các báo cáo tóm tắt, bạn sẽ phải tránh việc hợp nhất như vậy. Không thể chấp nhận việc ẩn các hàng hoặc cột mà theo ý kiến của người dùng, không quan trọng trong tình huống này.
Hướng dẫn tạo
Sau khi người dùng đã tuân thủ tất cả các yêu cầu trên, bạn có thể tiến hành các hành động tiếp theo, cho phép bạn hiểu cách tạo bảng tóm tắt trong Excel.
Trước tiên, bạn cần tìm ô đầu tiên, nằm ngay bên dưới tiêu đề bảng và làm cho nó hoạt động. Để làm điều này, bạn cần đặt con trỏ chuột trên ô này và bấm phím trái.
Sau đó, trong menu chính, hãy chuyển đến tab Chèn Chèn Chèn, sau đó menu con của nó sẽ xuất hiện, trong đó sẽ có một biểu tượng với tên của vật phẩm Bảng Pivot Pivot. Nhấp vào nó sẽ kích hoạt trình hướng dẫn để tạo báo cáo tóm tắt, bằng cách sử dụng, việc tạo báo cáo phân tích dạng bảng sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Trong hộp thoại xuất hiện, trình chỉnh sửa bảng tính sẽ yêu cầu bạn phân tích phạm vi. Thông thường, trình hướng dẫn độc lập xác định chính xác, do đó sẽ không yêu cầu thay đổi.
Bạn cũng cần xác định nơi người dùng muốn tạo báo cáo tóm tắt:
- trên cùng một tờ nơi có các chỉ số chính;
- trên tờ mới.
Trong hầu hết các trường hợp, nên sử dụng tùy chọn thứ hai, sau đó sẽ không có sự nhầm lẫn, vì việc phân tích thông tin nhận được sẽ dễ dàng hơn.
Chuyển sang một trang tính mới, người dùng sẽ tìm thấy có một khu vực cho bảng, cũng như một danh sách các trường hợp lệ. Khi đã quyết định nên phân tích các chỉ số cụ thể nào, người dùng nên kéo các trường đã chọn trong các khu vực Bộ lọc Lọc, Cột Cột với chuột. Theo cách này, sẽ có thể tạo các cột của báo cáo tóm tắt.
Hơn nữa, các dòng được vẽ theo cách chính xác bằng cách kéo các trường bắt buộc bằng chuột. Nếu có một vài dòng, điều quan trọng là xác định cái nào nên ở trên cùng và cái nào ở dưới cùng. Bạn có thể sắp xếp các dòng đầu tiên theo cùng một thứ tự và quan sát mức độ tiện lợi của nó, mức độ thông tin tóm tắt sẽ được hiển thị. Nếu khó phân tích dữ liệu tại vị trí này, thì mọi thứ đều dễ dàng được sửa - chỉ cần giữ một trường nhất định bằng chuột và di chuyển lên hoặc xuống.
Để kết luận, vẫn còn để làm cho khu vực cuối cùng của báo cáo tóm tắt giá trị. Trường là chìa khóa để phân tích, ví dụ, tổng khối lượng, tổng số lượng, được chuyển đến nó.
Nếu mọi thứ được thực hiện đúng theo hướng dẫn, thì một báo cáo phân tích sẽ được hiển thị ở giai đoạn này. Khi phát hiện lỗi, nó đủ để trao đổi các trường, cập nhật dữ liệu và bảng sẽ tự động được xây dựng lại.
Sử dụng báo cáo tóm tắt
Người dùng quyết định tạo một bảng trụ nếu cần thường xuyên sử dụng các hoạt động phân tích. Về vấn đề này, thật hữu ích khi biết rằng bảng được trang bị bộ lọc cho phép bạn hệ thống hóa dữ liệu theo các tiêu chí đã chỉ định.
Áp dụng bộ lọc
Nó rất hữu ích cho người dùng mới làm quen biết cách cập nhật bảng xoay vòng trong Excel và cách tạo truy vấn dựa trên việc nhóm dữ liệu.
Cập nhật dữ liệu trong bảng xoay vòng rất quan trọng khi người dùng đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bảng chính. Để cập nhật dữ liệu, bạn nên nhấp chuột trong không gian bảng, gọi một menu bổ sung. Thật dễ dàng để tìm mục "Cập nhật" và chọn nó sẽ tự động cập nhật.
Sử dụng bộ lọc trong các báo cáo tóm tắt cũng khá quan trọng. Rất thường xuyên, dữ liệu hàng ngày của nhân viên được ghi lại và nhân viên chịu trách nhiệm báo cáo phân tích cần phân tích dữ liệu trong quý hoặc nửa năm.
Chỉ để giải quyết vấn đề này giúp bộ lọc. Một lần nữa, không có gì phức tạp là cần thiết. Chỉ cần nhấp chuột vào bất kỳ ngày nào bằng chuột (nhấp chuột phải), chọn nhóm Group Nhóm trong menu ngữ cảnh, theo sau là hộp thoại trong đó bạn có thể xác định các phương pháp nhóm được chấp nhận. Sau đó, bảng sẽ được tự động xây dựng lại, giảm kích thước đáng kể và do đó việc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Vì vậy, thật dễ dàng để tạo các bảng trụ nếu bạn thực hành lần đầu tiên trên một bảng đơn giản, quan sát tất cả các yêu cầu và nhập dữ liệu chính xác. Nắm vững các kỹ năng như vậy, người dùng sẽ rất nhanh chóng cảm nhận được những lợi thế, vì dữ liệu sẽ được phân tích trong một khoảng thời gian ngắn, kèm theo độ chính xác tuyệt đối.